Organisation der Lieferanten-Bestellung

(1) Auswahl Wein(e)

Jeder Wein, welcher für eine Bestellung eingesetzt wird, wird aus den vorab in der Weindatenbank gespeicherten Stammdaten ausgewählt.

(2) Auswahl des Lieferanten

Weine können auch unterschiedliche Bezugsquellen haben und demnach muss für eine Bestellung ein Lieferant ausgewählt werden, welcher das gewünschte Produkt auch liefern kann. Lieferanten können Weinhändler sein, oder auch Weingüter für eine Direktlieferun,

(3) Bestellformular Bearbeitung

Die einzelnen Positionen werden aus dem Katalöog oder aus der aktuellen Bestandsliste mit den gewünschten Mengen und mit den geforderten Einkaufspreisen in das Formular eingetragen. - In einer Vorschau kann die aktuelle Bestellung jederzeit als PDF-Dokument eingesehen werden. - Mit der Bestätigung des Buttons "ABSCHLUSS" ist die Bestellung sicher abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden.

(4) E-Mailversand an den Lieferanten

Wenn für die Bestellung ein Email-Verteiler hinterlegt ist, wird die abgeschlossene Bestellung als Auftrag automatisch an die gespeicherten Adressaten versendet. In der Bestellung können auch weitere individuelle Notizen in einem Kopf- und Fuß-Bereich angemerkt werden.

(5) Dokumente im Archiv aller Bestellungen

Mit dem Abschluss der Bestellung wird automatisch eine Belegkopie als PDF-Dokument im Archiv abgespeichert. Diese Historie dient als lückenloser Nachweis über alle Einkaufsvorgänge, die mit diesem System vorgenommen werden und geht Hand in Hand mit dem steten Inventurbericht. Durch eine Clone-Funktion werden Nachbestellungen auch für Folgejahre immens erleichtert.

(6) Wareneingangskontrolle

Mit dieser speziellen Funktion kann verfolgt werden, welche Weine in welchen Mengen bereits angeliefert worden sind und welche Anlieferungen noch ausständig sind. Diese Information ist insbesondere bei der Verfolgung von Subskriptionen äußerst wertvoll.